Facturação Comercial


Esta aplicação foi desenvolvida para ser adequada a todas empresas e empresários em nome individual que queiram processar a sua facturação recorrendo à informática e ter simultaneamente o controlo detalhado da sua actividade.

Tendo em conta a abrangência do seu universo foi dividida em 5 módulos, a saber:

  • Módulo-base com gestão de clientes;
  • Gestão de fornecedores;
  • Controlo de Stocks;
  • POS;
  • Cores e tamanhos;

Desta forma, o cliente consegue optar pelos módulos que se adequam à sua actividade sem ter de adquirir nada que não precise.
Por outro lado, a aplicação gere diferentes séries de documentos, correspondentes, por exemplo, a diversas lojas.


Algumas características:

Tabela de Produtos ajustável a cada negócio

A definição dos produtos que poderão servir de base aos documentos e à sua análise permite uma grande flexibilidade na sua concepção:
- Distingue entre produtos com e sem controlo de stock, serviços, I.E.C./encargos parafiscais e outros que não se enquadram nas categorias anteriores.
- Em função do tipo de produto, a inserção das quantidades ajusta-se, por exemplo, os valores hora são entendidos como tal, ou seja, 1.30 é entendido como uma hora e trinta minutos.
- No caso do módulo das cores e tamanhos, as variações são definidas dentro de um só código de produto, numa inserção ilimitada em termos das cores/variações do mesmo;
- Por produto é possível inserir os códigos equivalentes em cada fornecedor ou cliente. Desta forma, é possível inserir directamente o código do fornecedor aquando da introdução dos documentos recebidos ou imprimir os códigos dos clientes caso seja um requisito para um determinado cliente;
- Como informação complementar, podem ser introduzidas um conjunto ilimitado de linhas que poderão, ou não, ser inseridas nos documentos quando se usa o código respectivo;

Em termos do IVA, em caso de mudança da taxa, só é necessário alterá-la na tabela das taxas de Iva e os produtos reconhecem automaticamente a alteração, sem ser necessário qualquer alteração ou ferramenta adicional.

Tabela de Clientes com definição do seu perfil comercial

Para além dos dados identificativos e de contacto do cliente, é possível definir um conjunto de características que irão ser assumidas por defeito aquando da emissão de documentos, podendo ser sempre alteradas:
- Condições de pagamento, desconto comercial e tipo de preço praticado;
- Vendedor atribuído
- Plafond do cliente com opção de poder bloquear a entrega de mercadoria por guia de remessa ou factura;

Nos casos da facturação de avenças, os valores lançados poderão ser mensais, bimensais, trimestrais, semestrais ou então num determinado mês do ano. Após o lançamento das avenças, é possível, desde logo, proceder à impressão em série dos documentos emitidos.

Controlo das comissões dos vendedores

Na tabela de vendedores, é definida a comissão a que cada vendedor tem direito, existindo depois mapas para apuro dessas comissões. Assim sendo, a comissão dos vendedores pode incidir sobre:
- Total de Vendas
- Sobre produtos com comissão, definida na tabela de produtos
- Recebimentos

Gestão de clientes

Dentro do módulo-base que engloba os clientes, é feito todo o acompanhamento dos mesmos desde a fase da pré-venda, venda e gestão dos pagamentos:
- Na pré-venda, é possível elaborar os orçamentos para clientes já existentes na base de dados ou para potenciais clientes (sem necessidade de os criar na tabela de clientes). Dá também o apuro da margem de lucro que se tem com o orçamento;
- Emissão de todos os documentos de tratamento contabilístico (guias de remessa, facturas, vendas-a-dinheiro, notas de débito e crédito) e outros que sejam importantes para o cliente.
Nos documentos é possível ainda:
- Inserir linhas (com valores ou não) sem estarem previamente codificadas na tabela de produtos;
- Acesso rápido aos últimos 5 preços feitos ao cliente para o produto que se está a facturar;
- Importar 1 ou mais documentos para o documento que se estiver a fazer;
- Toda a criação dum documento pode ser feita sem recurso ao rato, tornando todo o processo muito mais rápido;

- Gestão dos pagamentos e dos valores em dívida, incluindo a gestão das letras recebidas. Em termos dos pagamentos é possível pagar parte de um documento ou de pagar um documento específico;

Disponibiliza ainda um conjunto de mapas importantes para a gestão do cliente:
- Documentos em dívida com idade de saldos
- Contas-correntes;
- Extracto conciliado que relaciona os documentos com os pagamentos que foram feitos para os mesmos;
- Saldos numa determinada data;
- Balancete de contas-correntes;
- Histórico de documentos;

- Mapa contabilístico que discrimina o total vendido em produtos e serviços por documento, assim como a incidência e o valor de cada taxa de IVA;
- Histórico de facturação, com totais de vendas anuais, mensais ou diários;
- Comparativo anual que estabelece uma analogia entre o volume de facturação numa perspectiva mensal, trimestral, semestral e anual. Assim, consegue-se analisar dentro dum mesmo período, qual foi o ano melhor ;
- Mapa recapitulativo no qual se apura a valia de cada cliente em termos de valor e percentagem no que se refere ao volume das suas compras;

Gestão de fornecedores

Em termos de documentos, é possível inserir todos os documentos recebidos dos fornecedores, assim como os que são emitidos, por exemplo, guias de transporte, notas de encomenda e notas de devolução.

A nível dos documentos recebidos, caso não se faça controlo de stock ou se não se torna importante lançar os produtos, é possível inserir o documento só com os totais para efeitos de conta-corrente, do apuro do IVA e do controlo de custos.

É possível também transferir um ou mais documentos para outro, por exemplo, das guias de remessa para a factura.

O programa faz também a gestão dos pagamentos e dos valores em dívida, incluindo a gestão das letras recebidas. Em termos dos pagamentos é possível pagar parte de um documento ou de pagar um documento específico, podendo não ser o que está há mais tempo em dívida;

Com base nos documentos e nos pagamentos, foram incluídos um conjunto de mapas importantes para a gestão de fornecedores:
- Mapa de IVA indevido
- Mapa de retenções feitas entre 2 datas para apuro do valor a pagar ao Estado;
- Contas-Correntes;
- Extracto conciliado que relaciona os documentos com os pagamentos que foram feitos para os mesmos;
- Saldos numa deteminada data;
- Balancete de contas-correntes;
- Histórico de documentos;
- Histórico de facturação, com totais de compras anuais, mensais ou diários;
- Mapa recapitulativo no qual se apura o volume de compras feitas a fornecedores em termos de valor e percentagem;

Controlo de stocks de uso simplificado

Multi-Armazém
É possível controlar os stocks de vários armazéns, entre os quais são emitidas guias de transferência se ela ocorrer.
Stocks Negativos
A aplicação não inviabiliza a facturação de produtos caso não haja existência em stock. Pretende-se desta forma dar resposta ao facto de por vezes não haver tempo para lançar os documentos de entrada, sendo imperativa a venda.
Mapas de existências actuais e à data
E qualquer momento, poderemos ter uma relação do que existe em stock em função das entradas e saídas tanto à data actual como num determinado dia pretendido ( por exemplo, a 31 de Dezembro de um determinado ano ).
Histórico de stock:
Consulta da conta-corrente de um produto, ou seja, quais foram os documentos que deram entrada e saida, ordenados por data, com os respectivos saldos ao dia.
Lucro por Produto:
Análise de produtos vendidos, entre 2 datas, e com base na média dos valores das últimas 3 compras, faz o apuro do lucro que cada produto deu.
Produtos em Falta:
Com base nas quantidades mínimas pretendidas para cada produto, a aplicação mostra os produtos que deveriam ser adquiridos para evitar rotura de stocks dos mesmos.
Números de Série:
Evidencia a rastreabilidade de números de série, ou seja, quais os documentos de entrada e de saída onde determinado número de série foi usado.

Módulo P.O.S. desenhado para o frente-loja, à vista dos clientes

A janela reúne um conjunto de opções que facilitam o emissão de talões ao balcão P.O.S. Tais são os casos do avanço automático de linha, selecção do modo de pagamento, verificação de existências, devoluções de clientes ou da abertura manual de caixa.

Para além disso, a própria concepção gráfica foi optimizada para ser agradável tanto aos utilizadores como ao cliente final e para veicular os valores de forma clara, por estar vísivel a todos.

Mapas de análise global da empresa

Por intermédo de alguns mapas e para além dos previstos especificamente em cada um dos módulos, a aplicação procura dar resposta a um conjunto de questões relacionadas com a análise do negócio, tais como:
- Apresentação dos montantes das despesas e receitas num determinado período, separados pelos vários tipos de documentos (facturas, VD, NC, ND, Adiantamentos), assim como o valor do IVA a pagar/receber.
- Que valores foram recebidos e de que modo (numerário, cheque, multibanco, transferência bancária, VISA), quais os valores descontados pela reguralização das notas de crédito ou de vales de reembolso e qual o valor do Caixa.
- Análise estatística de Compras/Vendas, entre 2 datas:
- Que produtos e respectivas quantidades e valores foram comprados/vendidos;
- Só a um determinado Fornecedor/Cliente ou todos;
- Só uma determinada família ou todas;
- Análise de valores de comissão a pagar a cada vendedor

Conformidade com os requisitos legais e com as exigências da actividade

A aplicação está em consonância com os requisitos legais no que se refere a:
- Facturação comercial
- Exportação para ficheiro XML de acordo com a norma SAF-T (PT) v.1.04 em conformidade com a Portaria 302/2016 de 2 de Dezembro

Em termos dos acessos permitidos, a aplicação disponibiliza um vasto nº de opções configuráveis pelo cliente em termos do acesso que cada grupo de utilizador pode ter e o que poderá fazer ( se tem acesso, se pode alterar e se pode imprimir ).

Capacidade de se adaptar às especificidades dos vários negócios

Esta aplicação está instalada nos mais diversos tipos de actividade. Para alguns deles foram feitos alguns ajustes para responder às exigências dos mesmos. A título de exemplo, temos este programa a gerir desde lojas, a supermercados, a cooperativas agrícolas, pecuárias, mármores e granitos, empresas de transportes, de caixilharia ou empresas de electricidade.

Temos também desenvolvido algumas ferramentas para agilizar o trabalho das empresas. Como exemplo disso, os estabelecimentos ligados à hotelaria e alojamento que têm a n/ aplicação conseguem fazer a comunicação ao SEF em segundos.

Para além disto e porque a imagem comunicada pela impressão dos documentos é importante para a imagem da empresa, é possivel personalizar os documentos emitidos. Desde facturas a serem impressas em A5 ou em , com e sem logotipo, com marca d'água, tudo é possivel de alterar, para ir de encontro aos n/ clientes e às suas necessidades.


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