Esta aplicação permite este controlo em 2 vertentes:

- Acompanhamento do trabalho mensal com o cliente em termos dos documentos processados pela Contabilidade gerindo a entrada, classificação, introdução e arquivo dos mesmos e permitindo o registo dos diários executados e das numerações dos documentos dos clientes.
- Realização de um conjunto de tarefas inerentes a esta actividade, totalmente parametrizáveis pelo utilizador, ou seja, o programa é totalmente adaptável à forma de trabalhar do Gabinete. São inseridas em áreas de actividade (por exemplo, Salários, Impostos – IVA, Impostos – IRS e IRC, Segurança Social, Reconciliação Bancária, Encerramento), com várias periodicidades (mensais, trimestrais, semestrais, anuais, pontuais ou únicas) e diferentes prazos de execução.
Podem ainda ser inseridas notas técnicas que irão auxiliar os trabalhadores na sua realização.

Em ambas é possível saber qual o estado de execução das mesmas (por fazer, apenas com notas, em execução e terminadas).

Associado à gestão das tarefas, o programa gere ainda as Obrigações Declarativas do gabinete, podendo emitir as cartas para o cliente a alertar em relação à falta de cumprimento face às suas obrigações e à posteriori à DGI, dentro de uma prazo previamente definido.

A aplicação permite registar os tempos gastos pelos utilizadores na execução das várias tarefas, incluindo daquelas que são executadas ao mesmo tempo para vários clientes. Para além do registo dos tempos, é possível também definir plafonds de horas para cada tarefa e em cada cliente. Informa depois qual o ponto de situação tendo por base a relação entre o que foi previsto e o que foi executado para cada uma delas.

Com base nos tempos lançados, a aplicação permite analisar:
- Produção por utilizador
- Produção por área
- Produção por Cliente
- Análise histórica dos tempos que torna possível a comparação entre os vários anos;
- Análise de plafonds

Nesse sentido, inclui:
- Lançamento das avenças com impressão em série dos documentos emitidos. Os valores lançados poderão ser mensais, bimensais, trimestrais, semestrais ou então num determinado mês do ano (útil, por exemplo, no caso das avenças extraordinárias aquando dos encerramentos do ano);
- Controlo das despesas adicionais (por exemplo dossiers de arquivo, impressões, fotocópias, impressos, faxes, deslocações). Estas podem ser imputadas directamente a cada cliente, cobrando ou não posteriormente, ou ser consideradas como um custo comum, para assim se conseguir um apuro do custo real que o Gabinete tem com cada cliente.
- Emissão de documentos contabilísticos, incluindo as Vendas-a-Dinheiro para trabalhos pontuais a clientes ocasionais;
- Gestão dos pagamentos e das contas-correntes;
- Mapas de histórico de facturação e de análise do que foi facturado pelo Gabinete;

Além dos valores devidos ao Gabinete resultantes da facturação, é possível controlar também os pagamentos a terceiros que são feitos pelo cliente (IVA, Segurança Social, etc). Mensalmente, o Gabinete pode emitir uma relação de pagamentos que será entregue ao cliente com os valores por cada uma das rúbricas, a data na qual o pagamento tem de ser feito e a que entidade terá de o fazer. O Gabinete poderá ou não controlar se esses pagamentos foram efectivamente feitos pelos clientes. Em todas as listagens relativas aos pagamentos, é feita sempre a destrinça entre os devidos ao Gabinete e a terceiros;

Para além da gestão em si do Gabinete, a aplicação engloba um conjunto de mapas de análise que dão, com mais ou menos detalhe consoante os filtros escolhidos pelo utilizador, uma visão global do trabalho desenvolvido no Gabinete e da rentabilidade do mesmo.

- Tarefas Pendentes:
Dá-nos informações sobre as tarefas que ainda não foram concluídas até um determinado dia, quando deveriam ter sido feitas, há quanto tempo estão pendentes, com opção de se verem pormenores sobre as suas notas ou a sua execução. Exibe ainda outros avisos relativos às obrigações declarativas, validade das certidões da conservatória, anuidade dos rendimentos prediais, validade do bilhete de identidade dos sócios, imposto de selo e inspecção periódica dos veículos dos clientes e, ainda, sobre a necessidade de adquirir novos livros selados.

- Painel de Bordo:
Mostra uma panorâmica global de todas as tarefas, o que está concluído e o que está por fazer, fazendo-o numa representação mensal do ano escolhido.

- Análise de plafonds:
Mapa comparativo entre o nº de horas previstas e as horas que foram realmente usadas na execução das tarefas, numa perspectiva mensal das mesmas para o ano escolhido;

- Diários:
Permite visualizar um resumo do total de documentos trabalhados por diário, assim como o total de lançamentos, de uma forma detalhada por cliente, por diário ou resumida.

- Tempos realizados
Consegue-se extrair do programa diversas análises aos tempos gastos em cada área e/ou tarefa, em cada cliente, utilizador e equipas. É possível comparar o tempo total gasto em cada cliente, associado ao número de documentos e lançamentos realizados, com o valor da avença cobrada. Desta forma, é possível ter a percepção da “justiça” ou não das avenças que estão a ser cobradas a cada cliente.

- Análise Histórica dos Tempos
Para um dado ano, é feita uma análise de todas as tarefas realizadas, inseridas num plano cronológico de acordo com a periodicidade. Esta análise pode ser feita de acordo com as datas definidas para a tarefa ou com o período em relação ao qual trabalho feito nessa tarefa se refere – por exemplo, o apuro do IVA feito no primeiro trimestre de um ano refere-se ao último trimestre do ano anterior. Com base nos dados, é calculado também uma média do tempo dispendido por cada fracção dessa tarefa.

- Comparativo Anual
Porque se torna importante perceber a evolução do trabalho realizado com cada cliente, consegue-se ter um mapa com uma visão geral detalhada por meses, da evolução em termos de tempo gasto, documentos e lançamentos feitos em cada cliente ao longo dos anos.

- Análise de Rentabilidade
A ferramenta pela qual os gabinetes ansiavam… a única forma de medir os resultados do gabinete: tendo em conta todas as despesas do gabinete incluindo os custos da mão-de-obra, comparando com os valores facturados aos clientes, para assim chegar a um saldo final e uma percentagem de rentabilidade de cada cliente.

A aplicação está em consonância com os requisitos legais no que se refere a:

- Emissão de documentos usados na comunicação com as instituições (por exemplo, impressão conforme o nº 1 do Artº 10 do Estatuto da Câmara dos TOCs)
- Facturação comercial

- Exportação para ficheiro XML de acordo com a norma SAF-T (PT) v.1.04 em conformidade com a Portaria 302/2016 de 2 de Dezembro.

Em termos dos acessos permitidos, a aplicação disponibiliza um vasto nº de opções configuráveis pelo cliente em termos do acesso que cada grupo de utilizadores pode ter e o que poderá fazer (se tem acesso, se pode alterar e se pode imprimir).