Gestão de Gabinetes de Contabilidade
Antes de mais, esta aplicação não é um programa de contabilidade, mas sim, uma ferramenta de apoio à gestão dos gabinetes de contabilidade, simplificando um processo no seu todo cada vez mais exigente, permitindo controlar a recepção e contabilização dos documentos, saber quais já chegaram, os que ainda faltam chegar e quais foram contabilizados, controlar os prazos das declarações fiscais, dos pagamentos por conta e especiais por conta, dos apuramentos dos IVAs, do envio das declarações fiscais e todas e quaisquer tarefas que se pretenda controlar.
No entanto, a aplicação é bastante mais do que controlar tarefas, incluindo a facturação do gabinete, permite controlar o tempo gasto com a contabilidade e serviços de cada cliente, possibilitando uma visão de rentabilidade cliente a cliente.
O programa inclusive acompanhou o processo de certificação de qualidade de alguns gabinetes pelo que os seus padrões de qualidade pautam pela exigência.
Algumas características:
- Reunião de todas as informações dos clientes numa única opção
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Não é necessário aceder a um conjunto de documentos/opções para conseguir consultar tudo o que se refere a cada cliente. Na tabela dos clientes encontram-se todas as informações sobre: - Dados gerais e contactos
- Constituição da sociedade e gestão das certidões e actos apresentados na Conservatória;
- Enquadramento fiscal e dados relativos aos impostos IVA, IRS e IRC, Resultados Fiscais e Pagamentos por Conta, fazendo o seu registo numa perspectiva histórica;
- Rendimentos prediais;
- Segurança social;
- Registo dos códigos e palavras-passe inerentes às várias entidades com as quais o cliente trabalha;
- Livros selados;
- Definição de todas as tarefas que se realizam no cliente, assim como os seus prazos;
- Equipamentos e viaturas pertencentes às empresas;
- Financiamentos realizados pelos clientes;
- Digitalização de Documentos;
- Registo de um mapa resumo com a informação histórica sobre compras, vendas, proveitos e stocks; - Controlo das tarefas executadas pelo Gabinete
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Esta aplicação permite este controlo em 2 vertentes:
- Acompanhamento do trabalho mensal com o cliente em termos dos documentos processados pela Contabilidade gerindo a entrada, classificação, introdução e arquivo dos mesmos e permitindo o registo dos diários executados e das numerações dos documentos dos clientes.
- Realização de um conjunto de tarefas inerentes a esta actividade, totalmente parametrizáveis pelo utilizador, ou seja, o programa é totalmente adaptável à forma de trabalhar do Gabinete. São inseridas em áreas de actividade (por exemplo, Salários, Impostos – IVA, Impostos – IRS e IRC, Segurança Social, Reconciliação Bancária, Encerramento), com várias periodicidades (mensais, trimestrais, semestrais, anuais, pontuais ou únicas) e diferentes prazos de execução.
Podem ainda ser inseridas notas técnicas que irão auxiliar os trabalhadores na sua realização.Em ambas é possível saber qual o estado de execução das mesmas (por fazer, apenas com notas, em execução e terminadas).
Associado à gestão das tarefas, o programa gere ainda as Obrigações Declarativas do gabinete, podendo emitir as cartas para o cliente a alertar em relação à falta de cumprimento face às suas obrigações e à posteriori à DGI, dentro de uma prazo previamente definido.
- Gestão dos tempos dispendidos
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A aplicação permite registar os tempos gastos pelos utilizadores na execução das várias tarefas, incluindo daquelas que são executadas ao mesmo tempo para vários clientes. Para além do registo dos tempos, é possível também definir plafonds de horas para cada tarefa e em cada cliente. Informa depois qual o ponto de situação tendo por base a relação entre o que foi previsto e o que foi executado para cada uma delas.
Com base nos tempos lançados, a aplicação permite analisar:
- Produção por utilizador
- Produção por área
- Produção por Cliente
- Análise histórica dos tempos que torna possível a comparação entre os vários anos;
- Análise de plafonds - Gestão da facturação do Gabinete
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Nesse sentido, inclui:
- Lançamento das avenças com impressão em série dos documentos emitidos. Os valores lançados poderão ser mensais, bimensais, trimestrais, semestrais ou então num determinado mês do ano (útil, por exemplo, no caso das avenças extraordinárias aquando dos encerramentos do ano);
- Controlo das despesas adicionais (por exemplo dossiers de arquivo, impressões, fotocópias, impressos, faxes, deslocações). Estas podem ser imputadas directamente a cada cliente, cobrando ou não posteriormente, ou ser consideradas como um custo comum, para assim se conseguir um apuro do custo real que o Gabinete tem com cada cliente.
- Emissão de documentos contabilísticos, incluindo as Vendas-a-Dinheiro para trabalhos pontuais a clientes ocasionais;
- Gestão dos pagamentos e das contas-correntes;
- Mapas de histórico de facturação e de análise do que foi facturado pelo Gabinete; - Gestão dos pagamentos dos clientes ao Gabinete e a terceiros
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Além dos valores devidos ao Gabinete resultantes da facturação, é possível controlar também os pagamentos a terceiros que são feitos pelo cliente (IVA, Segurança Social, etc). Mensalmente, o Gabinete pode emitir uma relação de pagamentos que será entregue ao cliente com os valores por cada uma das rúbricas, a data na qual o pagamento tem de ser feito e a que entidade terá de o fazer. O Gabinete poderá ou não controlar se esses pagamentos foram efectivamente feitos pelos clientes. Em todas as listagens relativas aos pagamentos, é feita sempre a destrinça entre os devidos ao Gabinete e a terceiros;
- Mapas de análise dando uma visão abrangente
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Para além da gestão em si do Gabinete, a aplicação engloba um conjunto de mapas de análise que dão, com mais ou menos detalhe consoante os filtros escolhidos pelo utilizador, uma visão global do trabalho desenvolvido no Gabinete e da rentabilidade do mesmo.
- Tarefas Pendentes:
Dá-nos informações sobre as tarefas que ainda não foram concluídas até um determinado dia, quando deveriam ter sido feitas, há quanto tempo estão pendentes, com opção de se verem pormenores sobre as suas notas ou a sua execução. Exibe ainda outros avisos relativos às obrigações declarativas, validade das certidões da conservatória, anuidade dos rendimentos prediais, validade do bilhete de identidade dos sócios, imposto de selo e inspecção periódica dos veículos dos clientes e, ainda, sobre a necessidade de adquirir novos livros selados.- Painel de Bordo:
Mostra uma panorâmica global de todas as tarefas, o que está concluído e o que está por fazer, fazendo-o numa representação mensal do ano escolhido.- Análise de plafonds:
Mapa comparativo entre o nº de horas previstas e as horas que foram realmente usadas na execução das tarefas, numa perspectiva mensal das mesmas para o ano escolhido;- Diários:
Permite visualizar um resumo do total de documentos trabalhados por diário, assim como o total de lançamentos, de uma forma detalhada por cliente, por diário ou resumida.- Tempos realizados
Consegue-se extrair do programa diversas análises aos tempos gastos em cada área e/ou tarefa, em cada cliente, utilizador e equipas. É possível comparar o tempo total gasto em cada cliente, associado ao número de documentos e lançamentos realizados, com o valor da avença cobrada. Desta forma, é possível ter a percepção da “justiça” ou não das avenças que estão a ser cobradas a cada cliente.- Análise Histórica dos Tempos
Para um dado ano, é feita uma análise de todas as tarefas realizadas, inseridas num plano cronológico de acordo com a periodicidade. Esta análise pode ser feita de acordo com as datas definidas para a tarefa ou com o período em relação ao qual trabalho feito nessa tarefa se refere – por exemplo, o apuro do IVA feito no primeiro trimestre de um ano refere-se ao último trimestre do ano anterior. Com base nos dados, é calculado também uma média do tempo dispendido por cada fracção dessa tarefa.- Comparativo Anual
Porque se torna importante perceber a evolução do trabalho realizado com cada cliente, consegue-se ter um mapa com uma visão geral detalhada por meses, da evolução em termos de tempo gasto, documentos e lançamentos feitos em cada cliente ao longo dos anos.- Análise de Rentabilidade
A ferramenta pela qual os gabinetes ansiavam… a única forma de medir os resultados do gabinete: tendo em conta todas as despesas do gabinete incluindo os custos da mão-de-obra, comparando com os valores facturados aos clientes, para assim chegar a um saldo final e uma percentagem de rentabilidade de cada cliente. - Conformidade com os requisitos legais e com as exigências da actividade
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A aplicação está em consonância com os requisitos legais no que se refere a:
- Emissão de documentos usados na comunicação com as instituições (por exemplo, impressão conforme o nº 1 do Artº 10 do Estatuto da Câmara dos TOCs)
- Facturação comercial- Exportação para ficheiro XML de acordo com a norma SAF-T (PT) v.1.04 em conformidade com a Portaria 302/2016 de 2 de Dezembro.
Em termos dos acessos permitidos, a aplicação disponibiliza um vasto nº de opções configuráveis pelo cliente em termos do acesso que cada grupo de utilizadores pode ter e o que poderá fazer (se tem acesso, se pode alterar e se pode imprimir).
- Quem já usa, o que diz...
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“Com o Miris Gabinetes, conseguimos melhorar a nossa produtividade, alterando e controlando os nossos processos de trabalho, com economia de custos e acréscimo de valor nos serviços prestados aos nossos clientes.”
Dr. Pedro Domingues - Pombalconta Lda - Pombal
“O MIRIS é o Software ideal para empresas de Contabilidade que apostam na mais avançada gestão de tempo, proporcionando assim elevados níveis de produtividade e pontualidade nos diversos prazos legais do sector.”Dr. Humberto Frutuoso – Post Scriptum – Lisboa
“O software Miris é uma excelente ferramenta de trabalho no apoio e gestão dos gabinetes de contabilidade. Foi projectado e construído por quem tem uma percepção clara de quais as maiores necessidades e exigências destes gabinetes. Trata-se duma ferramenta útil que ajudou muito a minha empresa na sua reestruturação interna com vista a uma optimização de dados, informação e tempo. Excelente apoio à gestão.”Dr. Sérgio Martins – SRMC – com escritórios em Lisboa e Portimão
"O software Miris Gabinetes é uma importante ferramenta na nossa área de trabalho. Estou bastante satisfeito com a aplicação, e qualquer dúvida a equipa técnica está de imediato pronta a resolver qualquer questão."Dr. Carlos Caramelo – Algés
"O Programa Miris - Gestão de Gabinetes de Contabilidade, é uma óptima ferramenta de trabalho. O qual sendo um programa de facturação, também permite a gestão dos tempos de trabalho dos funcionários, permite a gestão contabilísticas e fiscal dos nossos clientes."
Dª. Fernanda Ferro – ADA – Almada
"Numa época de enorme concorrência, em que a cabeça de cada gestor se assemelha cada vez mais a uma Folha de Resultados, o programa Miris é essencial numa perspectiva de análise, avaliação e quantificação da produtividade do nosso trabalho e rentabilidade dos nossos clientes."Dr. Pedro Flores – Floresconta – Odivelas
"Na minha opinião o programa está muito bem concebido e é uma mais valia para os gabinetes. quer na vertente Facturação com relatórios e c/correntes sempre actualizados, quer no controle de tempos para clientes como para os colaboradores."Dª. Teresa Meira – Carlos Meira, Lda – com escritórios em Portalegre e Lisboa